Så håller du kompetensbaserade intervjuer

Står du inför att dra igång nya rekryteringar? Att rekrytera är en fantastisk rolig och spännande process som förhoppningsvis leder till att ni hittar er nästa kollega. Du som håller i intervjuerna har en otroligt viktig roll, både för att se till att hitta rätt person och för att alla kandidater får en bra upplevelse. Att veta hur man ska utforma en intervju är inte helt enkelt. Vi delar därför med oss av våra bästa tips för hur du skapar en intervju som ger dig bästa möjliga förutsättning för att bedöma kandidaternas kompetens, utan att riskera att påverkas av oväsentlig information.

I rekryteringssammanhang finns det mängder av olika intervjutekniker. Vi kommer fokusera på semistrukturerade intervjuer. Semistrukturerade intervjuer handlar om att man sätter ett frågebatteri med öppna frågor utifrån rollen. Öppna frågor innebär att frågorna ställs på ett sätt som gör att kandidaten får utveckla sitt svar, tex. ”ge gärna ett exempel”, alltså inte Ja eller Nej frågor. Under semistrukturerade intervjuer får alla samma frågor men det finns möjlighet att ställa följdfrågor till kandidatens svar. Det innebär att även om grunden är den samma kan intervjuerna ändå ta lite olika vändningar. Intervjumallen ska vara en förlängning av kravprofilen och behöver därför anpassas efter rollen.

Vad ska bedömas under en intervju?

Under en kompetensbaserad intervju bedöms tre olika områden hos kandidaten; Kompetens/erfarenhet, motivation och personliga egenskaper. Beroende på vad som är viktigt i rollen kommer tyngden ligga olika inom dessa tre områden. Alla delar i intervjun ska ha en koppling till kravprofilen, därför är det viktigt att inte ta reda på information som inte är av relevans. Ju mer irrelevant information om en person du får reda på, desto svårare är det att behålla din objektivitet. Se även till att du inte bara håller intervjun utifrån ditt eget perspektiv, fånga upp vad kandidaten är ute efter för att kunna se till att matchningen blir så bra som möjligt.

Många gånger börjar mötet med kandidaten redan innan den officiella intervjun inleds. Sker intervjun på plats startar mötet ofta redan i receptionen, fortsätter vid kaffemaskinen och på väg till mötesrummet. Under den här tiden är det viktigt att försöka hålla sig från att börja prata privatliv eller försöka hitta gemensamma nämnare. All sådan typ av information riskerar att störa ditt intryck av kompetensen. Målet bör vara att hålla bilden av kandidaten som person så neutral som möjligt för att på så sätt kunna göra en rättvis och korrekt bedömning av kompetensen.

Intervjuer kan delas in i tre delar; början, mitten och slutet. Vi ska gå igenom del för del och vad som är viktigt att tänka på i respektive del.

Inledningen av en intervju

Början av intervjun handlar mycket om att starta igång genom att informera om roll och agenda. Berätta alltid om intervjuns upplägg och hur lång tid kommer det ta – och håll den tiden. Förbered kandidaten på vad som väntar och hur förutsättningarna ser ut. Om det är en väldigt pratglad person, berätta tidigt att om ni fastnar på en fråga kommer ni behöva gå vidare för att hinna med agendan. Det är mycket lättare att avbryta om du satt rätt förväntningar redan från start. Generellt kan digitala intervjuer gå lite snabbare så ha intervjuns form i åtanke när du planerar in den.

Beskriv kortfattat om dig själv och vem du är. Det är här du har möjlighet att bygga relation. Men kom ihåg att det inte handlar om att gå in på privatliv. Få kandidaten att känna att du i din roll är en relevant partner för hen. Berätta om företaget samt dess kultur och värderingar. Än en gång, försök inte hitta gemensamma nämnare. Försök hålla objektiviteten och inte ta reda på massa fakta som sätter igång din subjektivitet.

Vi går över till mitten av intervjun…

Nu är det dags att börja ställa frågorna utifrån den mall du tagit fram. Under den här delen av intervjun är det viktigt att du kommer ihåg att din uppgift är att vara en neutral plattform med syfte att reda ut kompetens/erfarenhet, motivation och personliga egenskaper. Var inte rädd för att ställa följdfrågor när det behövs. Oavsett om det är för att du vill ha ett utförligare svar eller om det behövs för att du verkligen ska förstå vad personen menar. Följdfrågorna är till för att du ska kunna få så bra förståelse som möjligt för kandidatens kompetens.

Ett sätt att jobba med motivation och personliga egenskaper i intervjun är att utgå från tester. Genom att ha ett test som grund kan du få en tydlig bild av vad du behöver fråga mer om. Många testverktyg erbjuder dessutom kompetensbaserade intervjufrågor som är kopplade till testresultaten.

Huruvida man som rekryterare bör ha kandidatens CV framför sig kan det råda delade meningar om. Att ha CV framför sig ska inte vara nödvändigt. Oftast räcker det bra att läsa igenom det innan och göra noteringar om eventuella frågor att ta uppunder intervjun. Intervjumallen bör vara din bas, inte CVt. Eventuellt kan det ibland vara bra att ha CVt framför sig för att hänga med i tidslinjen.

Slutet av en intervju

När du gått igenom frågorna som syftar till att reda ut personens kompetens/erfarenhet, motivation och personliga egenskaper är det dags att börja sy ihop intervjun. Under den här delen fångar du upp löneanspråk om det inte gjorts tidigare i processen. Se även till att ni pratar igenom frågor som uppsägningstid och tillgänglighet.

Be gärna kandidaten vara öppen och transparent om hen är med i andra processer. Det är inget konstigt att vara i flera processer, utan nästan förväntat. Det är bra att känna till eventuella andra processer för att kunna hänga med och inte riskera att tappa kandidaten.

Prata även igenom frågan kring flexibilitet och att jobba hemma/på kontor. Det här är en viktig fråga för många kandidater så det är viktigt att se till att kandidatens önskemål och företagets policy matchar.

Att arbeta på detta sätt hjälper dig att rekrytera kompetensbaserat och inte låta magkänslan ta över.

Lycka till med dina intervjuer!

Alexandra Örnhall
BUSINESS AREA MANAGER, Wise IT

Alexandra har gedigen erfarenhet inom rekrytering och konsultation inom IT segmentet. Att sätta sig in i organisationers verksamheter och framförallt i deras it organisation och förstå både korta och långsiktiga behov. För att lyckas rekrytera IT specialister krävs det att man som organisation utmanar sig själva och lyfter blicken för att se hur attraktiva ni är för det segment ni ämnar rekrytera.  Hennes roll som affärsområdeschef är att stötta och vägleda företag i detta arbete samtidigt som när det väl blir dags att rekrytera kunna erbjuda en skalbar solid rekryteringsprocess som baseras på fakta och kompetens.